Der BEM-Prozess umfasst verschiedene Schritte — von der initialen Fallerstellung, über den ersten Austausch mit den BEM-Berechtigten und konkrete Maßnahmen bis hin zum finalen Gespräch. In unserem Tool kannst du jeden dieser Schritte als „Aktivität“ dokumentieren. So entsteht ein vollständiges, chronologisches Protokoll des gesamten Verlaufs. Hier zeigen wir dir, welche Aktivitätstypen dir zur Verfügung stehen und wie du Aktivitäten erstellst.
Das sind die Aktivitätstypen im BEM-Prozess:
- Erste und zweite Einladung: Halte hier fest, dass du die BEM-berechtigte Person eingeladen hast. Wird nach der ersten Einladung keine Antwort und keine zweite Einladung dokumentiert, erinnern wir dich nach zwei Wochen automatisch per E-Mail daran. So behältst du alle ausstehenden Einladungen im Blick.
- Antwort: Sobald die eingeladene Person reagiert, kannst du dies hier vermerken.
- Meeting: Lege ein Datum für euer Meeting fest.
- Notiz: Hier ist Platz für jegliche Art von Informationen – für dich selbst oder für andere zugewiesene Manager:innen.
- Maßnahmen: Lege zunächst Einträge in deinem Maßnahmen-Katalog an (Klicke hier für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung). Anschließend kannst du diese Maßnahmen immer wieder für neue BEM Fälle verwenden. Das sorgt für Einheitlichkeit und spart Zeit. Wähle danach einfach die gewünschte Maßnahme aus dem Drop-down-Menü aus. Alle Maßnahmen werden in der Fallansicht rechts in der Spalte unter „Maßnahmen“ übersichtlich angezeigt.
Bei allen Aktivitäten kannst du zusätzlich eine Beschreibung hinzufügen und Dokumente bis zu einer Größe von 10 MB hochladen. Alle Uploads werden in der rechten Spalte der Fallansicht unter „Dokumente“ gesammelt.
So erstellst du eine Aktivität:
- Öffne das Evermood Dashboard und logge dich ein.
- Wähle in der linken Menüleiste den Reiter „BEM Fälle“ aus.
- Öffne den gewünschten BEM Fall.
- Klicke auf die blaue Schaltfläche „Aktivität hinzufügen“.
- Wähle den passenden Aktivitätstypen aus dem Drop-down-Menü aus.
- Sichere deine Eingaben mit der blauen Schaltfläche „Speichern“.
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Fertig! Nun siehst du einen Eintrag im Aktivitätenprotokoll.
Das gibt es zu beachten
- Die Person, die eine Aktivität erstellt, wird namentlich dokumentiert. So ist auch bei Vertretungen oder bei der Zusammenarbeit im Team jederzeit klar, wer verantwortlich ist.
- Wenn du eine Aktivität löschst, wird sie weiterhin als gelöschter Eintrag im Protokoll angezeigt, damit in einem Rechtsfall die vollständige Dokumentation gesichert ist. Der Eintrag beinhaltet, um welche Art von Aktivität es sich gehandelt hat und wer sie entfernt hat.