Die Gestaltung von Umfragen, insbesondere bei der GBU Psyche, erfordert eine besonders sorgfältige Berücksichtigung des Datenschutzes. Grundsätzlich kannst du in Fragebögen auch personenbezogene Daten erheben, wenn sie für deine Analyse notwendig sind. Dabei sollten jedoch immer die Integrität und der Schutz deiner Teilnehmenden gewahrt bleiben. Personenbezogene Daten sind besonders schützenswert und sollten nur dann abgefragt werden, wenn es unbedingt erforderlich ist. Ein sensibler Umgang mit diesen Informationen ist entscheidend, um deinen Mitarbeitenden ein vertrauensvolles Umfeld zu bieten und damit auch die Teilnahme an deiner Umfrage zu fördern. Im Anschluss findest du einige Tipps, an denen du dich bei der Erstellung deiner Umfrage orientieren kannst.
Need-to-know-Prinzip
Bevor du eine Umfrage erstellst, überlege dir genau, welche Informationen du wirklich benötigst, um deine Kernfrage zu beantworten. Es ist wichtig zu hinterfragen, ob bestimmte personenbezogene Daten wie Alter, Geschlecht oder der Status im Unternehmen für die Analyse der Umfrage erforderlich sind. Wenn diese Informationen nicht zwingend notwendig sind, solltest du auf sie verzichten. Dies hilft nicht nur, die Umfrage datenschutzfreundlicher zu gestalten, sondern minimiert auch die Gefahr von Identifizierungen oder Rückschlüssen.
Größe der Teilnahmegruppen
Um sicherzustellen, dass die Umfrage anonym bleibt, ist es wichtig, dass die Teilnahmegruppen groß genug sind, um Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu vermeiden. Eine allgemeine Empfehlung lautet, dass die Zahl der tatsächlichen Teilnehmenden aus einer Gruppe mindestens 7 Personen umfassen sollte. Beachte, dass eine geringe Teilnahmequote dazu führen kann, dass diese Zahl auch bei größeren Gruppen möglicherweise unterschritten wird. Wenn deine Teilnahmegruppen sehr klein und spezialisiert sind, kann es sinnvoll sein, mehrere Gruppen zusammenzulegen – zum Beispiel mehrere Abteilungen – um die Anonymität zu wahren.
Sensible Fragen prüfen
Überprüfe, ob bestimmte Fragen, wie etwa nach Alter oder Geschlecht, in einer kleinen Gruppe zu Identifizierbarkeit führen könnten. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn nur eine Person einer bestimmten Altersgruppe oder Geschlechtskategorie angehört. Auch bestimmte Kombinationen von Informationen (beispielsweise Alter und Geschlecht oder Geschlecht und Status im Unternehmen) können Rückschlüsse auf Einzelpersonen erlauben. Eine sorgfältige Auswahl der Fragen und ein individueller Zuschnitt der Umfrage auf deine Teilnahmegruppen hilft dir, dieses Risiko zu minimieren.
Gruppenangaben statt Einzelangaben
Verwende, wo immer möglich, Gruppenangaben anstelle von Einzelangaben. Wenn du zum Beispiel nach dem Alter fragst, kannst du eine Multiple-Choice-Frage mit Altersbereichen anbieten, statt das genaue Alter zu erfragen. Achte darauf, dass die Gruppen breit genug gewählt sind und mehrere Personen einschließen. Auf diese Weise ist es schwieriger, Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu ziehen.
Antwortmöglichkeit “Keine Angabe”
Bei der Erhebung von sensiblen oder personenbezogenen Daten sollte immer auch die Antwortoption „Keine Angabe“ zur Verfügung stehen. Das gibt deinen Teilnehmenden die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Informationen sie teilen möchten, und stellt sicher, dass keine unfreiwilligen Angaben gemacht werden müssen.
Freitext-Fragen
Freitext-Antworten bieten den Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Gedanken detaillierter zu äußern. Dabei kann es vorkommen, dass unbeabsichtigt personenbezogene Daten eingegeben werden. Wenn du dich für Freitext-Fragen entscheidest, lässt sich das nur schwer verhindern. Eine transparente Kommunikation kann hier helfen, ein Bewusstsein für den Zweck und die Verwendung der Datenerhebung zu schaffen. Letztendlich bleibt es aber deinen Mitarbeitenden überlassen, wie sie Fragen beantworten möchten.
Datenschutzhinweis für Teilnehmende
Achte darauf, deine Teilnehmenden klar und transparent darüber zu informieren, dass ihre Daten in der Umfrage erfasst werden. Dazu genügt ein Hinweis zur Datenschutzerklärung deiner Organisation, den du beispielsweise als Link im Startseiten-Text einfügen kannst. Ein gesondertes Zustimmungskästchen ist in der Regel nicht notwendig, bei Bedarf kannst du es aber als Single-Choice-Frage in deine Umfrage einbetten.
Es ist außerdem ratsam, den Zweck der Umfrage auf der Startseite zu erklären, damit die Teilnehmenden wissen, warum ihre Daten erhoben werden und wie sie verwendet werden. Verweise dabei gerne auf rechtliche Grundlagen wie das Arbeitsschutzgesetz § 5 im Fall der GBU Psyche und eure gesetzlichen Pflichten als Unternehmen.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zu einer DSGVO-konformen Umfrage liegt darin, dass die erhobenen Daten einem klaren Zweck dienen, keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen und den Teilnehmenden jederzeit die Möglichkeit bieten, keine Angaben zu machen. Indem du die oben genannten Richtlinien befolgst, kannst du eine Umfrage gestalten, die sowohl datenschutzkonform als auch benutzerfreundlich ist – und so ein sicheres und vertrauensvolles Umfeld für deine Mitarbeitenden schafft.