Möchtest du für deine Mitarbeitenden als Beratungsperson ansprechbar sein? Über unseren anonymen Chat ist das ganz einfach möglich. In diesem Beitrag erfährst du, welche Chat-Funktionen dir zur Verfügung stehen, wie du hilfreiche Artikel, Kurse und Events von der Evermood Plattform direkt im Chat empfiehlst und wie du dir Feedback einholen kannst. Außerdem zeigen wir dir die Anliegen-Statistiken im Dashboard.
💡Hast du noch kein Beratungsprofil erstellt? Hier erfährst du, wie das geht.
So verwendest du den Chat
Erstelle oder reagiere auf neue Anliegen
Wenn deine Mitarbeitenden über die Plattform einen Chat beginnen, wird ein neues „Anliegen” erstellt. Du findest alle Anliegen in deinem Posteingang im Dashboard.
Hier geht’s zum Posteingang:
- Öffne das Dashboard und logge dich ein.
- Wähle links den Menüpunkt „Beratung” aus.
- Klicke auf das gewünschte Anliegen, um zum Chat zu gelangen.
Bei neuen Nachrichten wird dir beim Menüpunkt „Beratung” eine Zahl angezeigt und du erhältst zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail.
Möchtest du ein persönliches Gespräch oder einen anderen bestehenden Kontakt dokumentieren? Dann kannst du selbst ein neues Anliegen erstellen:
- Öffne den Posteingang.
- Klicke auf die blaue Schaltfläche „+ Anliegen erstellen”.
- Wähle ein Thema, einen Kommunikationskanal und die zuständige Ansprechperson.
- Es öffnet sich ein Chat ohne Gesprächspartner:in. Du kannst hier alle Funktionen zur Dokumentation nutzen, beispielsweise die Zeiterfassung oder die Kommentarfunktion (s. u.). Ein weiterer Vorteil ist, dass auch alle selbst erstellten Anliegen in deine Beratungsstatistik einfließen. Für mehr Informationen zu den Statistiken scrolle zum Ende dieses Artikels.
Behalte den Überblick: Die Chat-Funktionen
Es gibt verschiedene Funktionen, um deinen Posteingang übersichtlich zu gestalten und deine Arbeit damit zu erleichtern.
Diese Funktionen findest du in der rechten Spalte der Chat-Ansicht:
- Alle Aktivitäten, also bspw. Statusänderungen oder die Zeiterfassung werden hier in einem Verlauf festgehalten.
- Mit der Kommentarfunktion kannst du dir Notizen zum Anliegen machen oder wichtige Informationen dokumentieren. Scrolle dafür in der rechten Spalte der Chat-Ansicht bis ganz nach unten und tippe einen Kommentar in das Fenster. Nach dem Speichern über die Schaltfläche „Kommentieren” erscheint die Notiz im Aktivitätenverlauf. Die ratsuchende Person hat keinen Zugriff auf Kommentare.
Diese Funktionen findest du in der blauen Symbolleiste rechts oben in der Chat-Ansicht:
- Ändere den Titel des Anliegens, um es in deinem Posteingang schneller wiederzufinden. Klicke dazu auf das Symbol mit dem Namensschild.
- Dokumentiere deine Zeit um dir im Anschluss deine betriebliche Zeiterfassung zu erleichtern. Klicke dazu auf das blaue Uhren-Symbol. Die aufgewendete Gesamtzeit wird anschließend in der rechten Spalte der Chat-Ansicht angezeigt.
- Hole dir Feedback zu deiner Beratung über das Symbol mit dem weißen Haken. Unten in diesem Artikel erfährst du mehr darüber.
- Erstelle ein PDF oder drucke die Übersicht deines Anliegens. Mit dem Druck-Symbol erhältst du eine PDF-Datei mit allen Informationen aus der rechten Spalte der Chat-Ansicht.
- Lösche das Anliegen bei Bedarf mit dem blauen Papierkorb-Symbol. Gib in der Sicherheitsabfrage das Wort „LÖSCHEN” in Großbuchstaben ein.
Alle folgenden Funktionen findest du im Bearbeitungsmodus.
Klicke dazu in der Chat-Ansicht rechts oben auf die blaue Schaltfläche „Bearbeiten”.
- Ändere den Status des Anliegens, um Anfragen besser zu sortieren. Wähle dazu einen Status aus dem Drop-down-Menü.
- Ändere das Thema des Anliegens, um es inhaltlich zuzuordnen. Hinweis: Sofern du den Titel für das Anliegen nicht individuell gewählt hast, wird er hiermit automatisch ebenfalls verändert.
- Dokumentiere eure Kommunikationskanäle. Per Chat, Video oder persönlich – erfasse hier, wie du mit deinen Mitarbeitenden kommuniziert hast.
- Füge weitere Ansprechpersonen hinzu, um kollaborativ zu arbeiten. So kannst du beispielsweise während deines Urlaubs für eine Vertretung sorgen, ohne den Chat zu unterbrechen. Alle Ansprechpersonen sind für Chat-Teilnehmende sichtbar.
Empfehle hilfreiche Events, Kurse und Artikel
Willst du im Chat direkt auf eine passende Übung, einen Kurs oder ein Live-Event auf der Evermood Plattform hinweisen? Dann nutze einfach unsere Empfehlungsfunktion. Damit vermittelst du schnelle, praktische Unterstützung oder weiterführendes Fachwissen und förderst aktiv die Nutzung deiner Plattform. So geht’s:
- Öffne ein Anliegen.
- Klicke rechts neben dem Chat-Fenster auf den Reiter „Hilfreiche Events“, „Hilfreiche Kurse“ oder „Hilfreiche Artikel”.
- Wähle einen der Vorschläge aus oder durchsuche die Vorschläge nach einem Stichwort.
- Um einen Vorschlag zu öffnen, klicke auf den Titel.
- Um einen Vorschlag zu teilen, klicke rechts neben dem Titel auf „Link kopieren”. Wechsle zurück zum Chat-Fenster und füge den Link aus deiner Zwischenablage ein.
Hol dir Feedback
Möchtest du wissen, ob ratsuchende Personen sich im Chat gut aufgehoben fühlen? Wir haben dafür eine Feedback-Umfrage für dich vorbereitet. Das Feedback kann pro Chat nur einmal eingeholt werden, frage daher am besten erst am Ende eures Gesprächs danach.
Und so funktioniert’s:
- Klicke auf das blaue Symbol mit dem Haken in der Leiste oben rechts oder scrolle in der rechten Spalte der Chat-Ansicht bis zum Punkt „Feedback”.
- Kopiere den Feedback-Link.
- Teile den Link im Chat.
- Sobald dein Gegenüber die Umfrage ausgefüllt hat, erscheint das Ergebnis in der rechten Spalte der Chat-Ansicht.
Analysiere deine Anliegen-Statistiken
Willst du wissen, welche Themen und Ansprechpersonen in deiner Chat-Beratung besonders gefragt sind? Erkunde dafür deine Anliegen-Statistiken:
- Öffne das Dashboard.
- Klicke in der linken Menüleiste auf den Reiter „Statistiken”.
- Klicke oben auf die Kategorie „Anliegen”. Hier findest du alle statistischen Daten sortiert nach Themen, Kategorien, Kommunikationstypen und Ansprechpersonen. Exportiere die Daten bei Bedarf als CSV-Datei.
Du willst mehr erfahren?
Hier siehst du, wie der anonyme Chat aus Sicht der Nutzenden funktioniert.