Mit der Funktion Dokumentvorlagen kannst du wiederverwendbare Dokumente, wie Einladungs- oder Abschlussschreiben, für das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hinterlegen und direkt aus einem BEM-Fall heraus automatisch befüllen lassen. So sparst du Zeit bei der Dokumentenerstellung und sorgst gleichzeitig für einheitliche Dokumente innerhalb deiner Organisation.
Wie erstelle ich eine Dokumentenvorlage?
- Öffne das Acture Dashboard und logge dich ein.
- Wähle in der linken Menüleiste den Reiter „Einstellungen“ → „Dokumentenvorlagen” aus.
- Klicke auf „Vorlage hinzufügen”.
- Wähle ein Dokument zum Hochladen aus. Es muss sich um eine Datei im Format .docx oder .odt handeln.
- Die Vorlage wird anschließend zur Vorlagenliste hinzugefügt und unter ihrem Dateinamen (ohne Dateiendung) angezeigt.
- Du kannst die Reihenfolge der Vorlagen per Drag-and-Drop anpassen. Diese Reihenfolge wird später auch bei der Auswahl der Vorlagen für die Dokumentengenerierung übernommen.
Bitte beachte: Jede Dokumentvorlage muss einen eindeutigen Namen haben. Zwei Vorlagen können innerhalb derselben Organisation nicht dieselbe Bezeichnung tragen.
Was muss ich bei der Erstellung einer Vorlage beachten?
Dokumentvorlagen können aus normalen Word- (.docx) oder OpenDocument-Dateien (.odt) erstellt werden. Innerhalb der Vorlage kannst du Platzhalter einfügen, die bei der Dokumentengenerierung automatisch mit Daten aus dem jeweiligen BEM-Fall ersetzt werden.
Dabei stehen dir zwei Arten von Attributen zur Verfügung:
- Systemattribute: Standardinformationen, die in jeder Organisation verfügbar sind.
- Zusatzattribute: Organisationsspezifische Felder, die zusätzlich eingerichtet wurden (siehe Artikel „Wie erstelle ich Zusatzattribute im BEM-Prozess?“).
Hier findest du eine Übersicht, mit den verfügbaren Systemattributen
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
d.employee_name |
Vollständiger Name der betroffenen Person |
d.employee_id |
Personalnummer |
d.absence_days |
Dauer der Fehlzeit in Tagen |
d.absence_comment |
Freitext zur Fehlzeit |
d.group |
Gruppe |
d.subgroup |
Untergruppe |
d.address_co |
Adresse – c/o |
d.address_street_name_number |
Straße und Hausnummer |
d.address_zip |
Postleitzahl |
d.address_place |
Ort |
d.phone |
Telefonnummer |
d.email_private |
Private E-Mail-Adresse |
d.email_work |
Geschäftliche E-Mail-Adresse |
d.today |
Heutiges Datum (Format JJJJ-MM-TT) |
Wie kann ich eine Dokumentenvorlage überprüfen?
Bevor du eine Vorlage für echte BEM-Fälle verwendest, kannst du testen, ob die Platzhalter korrekt funktionieren und das Dokument wie gewünscht aussieht.
- Klicke auf das Vorschau-Icon (Lupe) neben der gewünschten Vorlage. Es wird ein Dokument in einem neuen Browser-Tab generiert.
- Die Vorlage wird automatisch mit Beispieldaten befüllt, z. B.:
Manu Musterperson
Beispieladresse
Beispielhafte Fehlzeiteninformationen - Auch individuelle Attribute deiner Organisation werden in der Vorschau gefüllt. Anstelle echter Werte wird dabei die jeweilige Feldbezeichnung angezeigt.
Hinweis: Die Vorschau dient ausschließlich zur Überprüfung von Layout und Platzhaltern. Das Dokument wird nicht gespeichert und keinem BEM-Fall zugeordnet.
Wie kann ich mit den Vorlagen Dokumente für einen BEM-Fall generieren?
Wichtig: Die Dokumentengenerierung erfolgt nicht direkt beim Erstellen einer Aktivität. Lege zunächst die Aktivität an und generiere anschließend die benötigten Dokumente.
- Öffne das Acture Dashboard und logge dich ein.
- Wähle in der linken Menüleiste den Reiter „BEM-Fälle“ aus.
- Öffne den gewünschten BEM-Fall.
- Öffne die gewünschte Aktivität innerhalb des BEM-Falls.
- Klicke auf das Symbol „Dokumente erstellen“ neben der Aktivität.
- Wähle im sich öffnenden Dialog eine oder mehrere Dokumentvorlagen aus.
- Klicke auf „Dokumente erstellen“.
- Während der Erstellung wird ein kurzer Ladezustand angezeigt.
- Nach erfolgreicher Erstellung erhältst du eine Bestätigungsmeldung und die Dokumente werden automatisch der Aktivität hinzugefügt.
Wo finde ich die generierte Dokumente?
Generierte Dokumente werden automatisch an mehreren Stellen gespeichert:
- Innerhalb der Aktivität, zusammen mit anderen hochgeladenen Dokumenten.
- Im Dokumentenbereich des BEM-Falls, wobei die zuletzt generierten Dokumente zuerst angezeigt werden.
Die Dokumente werden automatisch nach folgendem Schema benannt: JJJJ-MM-TT_Vorname_Nachname_Vorlagenname.pdf
Beispiel: 2026-06-19_Cecilia_van_Grok_Ersteinladung.pdf